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年中即將來到，不少企業(yè)或者機(jī)關(guān)單位要開展檔案的規(guī)整工作。兼職檔案管理員，在這段時間主要進(jìn)行檔案的規(guī)整以及錄入。
所以要做好一個合格的兼職檔案管理員，首要要了解以下幾點兼職檔案管理員的工作職責(zé)：
1、負(fù)責(zé)管理公司各個部門產(chǎn)生的檔案材料，包括文件材料的接收、整理，檔案的提供利用等。
2、責(zé)任心強(qiáng)，維護(hù)公司檔案歷史真跡，確保檔案的真實性和安全性，據(jù)實用檔，切實履行保密義務(wù)。
3、確保檔案收集工作的規(guī)范性，并督促各部門及時歸檔。
4、完整接收各部門移交的檔案，對未及時移交的檔案資料主動向使用或產(chǎn)生該檔案的部門催收。
5、完成領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的任務(wù)。
另外兼職檔案管理員也要對檔案整理工作流程及要求了解清楚
一、 收集
了解部門職能職責(zé)，將平時在工作活動中形成的文字，圖表，聲像等材料完整地收集起來。
二、 鑒定
對收集的材料逐份鑒定，看是否屬于部門文件材料的歸檔范圍，不屬歸檔范圍的，可作參考資料保存，屬于部門歸檔的文件材料，按照檔案整理流程及要求逐一整理。
三、 分類
根據(jù)文件、圖表的形成規(guī)律，將相互聯(lián)系的文件材料、圖表等組合在一起列為同一類別。
四、 組卷
組卷的具體做法：項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺件組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)件、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。
五、案卷及卷內(nèi)文件的排列
1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列；
2、竣工圖按專業(yè)、圖號排列；
3、卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
此外，卷內(nèi)文件頁號、加蓋檔號章與檔號、卷內(nèi)目錄、案卷封面和案卷脊背的編制，填寫案卷目錄以及檔案盒的規(guī)格各單位都有獨立具體的要求。在檔案整理完畢后，根據(jù)檔案盒的盒號順序依次放入檔案密集架，檔案整理工作也就結(jié)束了。
作者：兼職企鵝